Prieto Gutiérrez, Juan José Plan de evacuación del patrimonio documental en bibliotecas., 2009 . In Encuentro de Bibliotecarios, Archivistas y Museólogos – EBAM. “La información para la inclusión social y cultural”, La Paz, Bolivia, 14,15 y 16 de septiembre de 2009. (Unpublished) [Conference Paper] [Disponible a: <http://eprints.rclis.org/17271/1/Plan_de_evacuaci%C3%B3n_del_patrimonio_documental_en_bibliotecas.pdf>]
©Paul Almasy/AKG Paris. Biblioteca de la Universitat d’Algèria
Juan José Prieto Gutiérrez publica el Plan de evacuación del patrimonio documental en bibliotecas arran del “Encuentro Latinoamericano de Bibliotecarios, Archivistas y Museólogos” que tingué lloc el 14, 15 i 16 de setembre de 2009 a La Paz, Bolívia dins de l’eix temàtic 3: “Conservación del Patrimonio Histórico y Cultural”. L’article proporciona les directrius generals a tenir en compte per a l’evacuació del patrimoni documental en cas d’una catàstrofe ja sigui de caràcter natural com de conflicte.
L’autor diferencia entre el Pla de Seguretat i el Pla d’Evacuació essent el primer de caire preventiu, on es determinen maneres per intentar evitar les catàstrofes (aquelles que siguin evitables com ara un incendi o una inundació), i el segon de caire reactiu on s’estableixen les prioritats en les accions per a salvar el patrimoni documental. En cada cas el centre valora i redacta (o externalitza l’elaboració) d’un Pla d’Evacuació.
Tot Pla d’Evacuació ha de tenir en compte per una banda els mitjans tècnics que engloben els passius (claus d’accés, portes ignífugues…) i els actius (alarmes…), i per l’altra els mitjans organitzatius com els plans d’actuació, les normes i estratègies. També hi ha de constar un lloc d’emmagatzematge que gaudeixi d’unes condicions ambientals controlades on es dipositaran les peces evacuades abans de la restauració. En segons quins sentits el pla d’una biblioteca pot ser similar als redactats per museus o arxius degut que disposen d’àrees similars: les d’exhibició, les de dipòsit… Des del moment en que neix una biblioteca és essencial que els arquitectes en projectin la construcció, reconstrucció o adequació tenint en compte el futur Pla d’Evacuació.
L’evacuació dels fons documentals pot portar-se a terme durant o després del sinistre però sempre un cop els serveis d’emergència hagin donat el vist-i-plau a l’accés a l’edifici.
Juan José Prieto enumera 12 passos a seguir a partir que el responsable de la biblioteca decideix activar el Pla d’Evacuació:
- Primerament cal determinar els nivells d’actuació en funció del grau de la catàstrofe tenint en compte la tipologia de biblioteca, els fons que custodia i el personal disponible per a l’evacuació.
- S’evacuarà després que els usuaris i el personal estigui a bon resguard, els serveis d’emergència ho aprovin i el trasllat es pugui fer de forma segura.
- Només el responsable de la biblioteca pot donar l’ordre d’evacuació.
- Contactar amb la borsa de voluntaris.
- Tenir a l’abast de tothom els plànols d’evacuació.
- Procedir a l’evacuació seguint els protocols segons grau de prioritat dels fons (actuacions segons valor, segons material…).
- Control tant de l’estat d’ànim de la gent com de la seguretat del material mobilitzat.
- Dur a terme un registre de prioritats de tot el material evacuat.
- Moure els objectes de manera segura: fer servir carretons, guardar les parts trencades, no fer piles…
- El traslladar del material en bones condicions és tant important com el material afectat i en els casos de catàstrofe on intervingui l’aigua es classificarà la documentació segons afectació, s’actuarà de baix a dalt i els tractaments es faran un cop salvaguardats.
- S’ha de tenir en compte que en aquestes situacions s’ha de disposar de suficient material com perquè els organitzadors i voluntaris puguin treballar tots a l’hora (carretons, caixes, roba de protecció, bombes d’aigua, ventiladors…)
- Finalment cal avaluar l’eficàcia del Pla d’Evacuació identificant-ne en cada apartat els punts febles amb la finalitat de millorar-lo.
L’article conclou que és indispensable que una biblioteca [per extensió qualsevol centre de custòdia documental] disposin de Plans d’Emergència ja que són les eines que contribueixen a protegir i minimitzar els danys i les pèrdues en cas de desastre.
