Prieto Gutiérrez, Juan José Plan de evacuación del patrimonio documental en bibliotecas., 2009 . In Encuentro de Bibliotecarios, Archivistas y Museólogos – EBAM. «La información para la inclusión social y cultural», La Paz, Bolivia, 14,15 y 16 de septiembre de 2009. (Unpublished) [Conference Paper] [Disponible a: <http://eprints.rclis.org/17271/1/Plan_de_evacuaci%C3%B3n_del_patrimonio_documental_en_bibliotecas.pdf>]

©Paul Almasy/AKG Paris. Biblioteca de la Universitat d’Algèria

Juan José Prieto Gutiérrez publica el Plan de Evacuación del patrimonio documental en bibliotecas raíz del «Encuentro Latinoamericano de Bibliotecarios, archivistas y Museólogos» que tuvo lugar el 14, 15 y 16 de septiembre de 2009 en La Paz, Bolivia dentro del eje temático 3: «Conservación del Patrimonio Histórico y Cultural». El artículo proporciona las directrices generales a tener en cuenta para la evacuación del patrimonio documental en caso de una catástrofe ya sea de carácter natural como de conflicto.

El autor diferencia entre el Plan de Seguridad y el Plan de Evacuación siendo el primero de carácter preventivo, donde se determinan maneras para intentar evitar las catástrofes (aquellas que sean evitables tales como un incendio o una inundación), y el segundo de carácter reactivo donde se establecen las prioridades en las acciones para salvar el patrimonio documental. En cada caso el centro valora y redacta (o externaliza la elaboración) de un Plan de Evacuación.

Todo Plan de Evacuación debe tener en cuenta por un lado los medios técnicos que engloban los pasivos (claves de acceso, puertas ignífugas …) y los activos (alarmes. ..), y por el otro los medios organizativos como los planes de actuación, las normas y estrategias. También debe constar un lugar de almacenamiento que disfrute de unas condiciones ambientales controladas donde se depositarán las piezas evacuadas antes de la restauración. En según qué sentidos el plan de una biblioteca puede ser similar a los redactados por museos o archivos debido a que disponen de áreas similares: las de exhibición, las de depósito … Desde el momento en que nace una biblioteca es esencial que los arquitectos en proyecten la construcción, reconstrucción o adecuación teniendo en cuenta el futuro Plan de Evacuación.
La evacuación de los fondos documentales puede llevarse a cabo durante o después del siniestro pero siempre una vez los servicios de emergencia hayan dado el visto bueno al acceso al edificio.

Juan José Prieto enumera 12 pasos a seguir a partir de que el responsable de la biblioteca decide activar el Plan de Evacuación:

• Primeramente hay que determinar los niveles de actuación en función del grado de la catástrofe teniendo en cuenta la tipología de biblioteca, los fondos que custodia y el personal disponible para la evacuación.
• Evacuará después de que los usuarios y el personal esté a buen resguardo, los servicios de emergencia lo aprueben y el traslado se pueda hacer de forma segura.
• Sólo el responsable de la biblioteca puede dar la orden de evacuación.
• Contactar con la bolsa de voluntarios.
• Tener al alcance de todos los planos de evacuación.
• Proceder a la evacuación siguiendo los protocolos según grado de prioridad de los fondos (actuaciones según valor, según material …).
• Control tanto del estado de ánimo de la gente como de la seguridad del material movilizado.
• Llevar a cabo un registro de prioridades de todo el material evacuado.
• Mover los objetos de manera segura: usar carretillas, guardar las partes rotas, no hacer pilas …
• El traslado del material en buenas condiciones es tan importante como el material afectado y en los casos de catástrofe donde intervenga el agua se clasificará la documentación según afectación, se actuará de abajo a arriba y los tratamientos se harán una vez salvaguardados.
• Hay que tener en cuenta que en estas situaciones se debe disponer de suficiente material como para que los organizadores y voluntarios puedan trabajar todos a la hora (carretillas, cajas, ropa de protección, bombas de agua, ventiladores … )
• Finalmente hay que evaluar la eficacia del Plan de Evacuación identificando en cada apartado los puntos débiles con el fin de mejorarlo.

El artículo concluye que es indispensable que una biblioteca [por extensión cualquier centro de custodia documental] dispongan de Planes de Emergencia ya que son las herramientas que contribuyen a proteger y minimizar los daños y las pérdidas en caso de desastre.